فرصت مطالعه و یادگیری را از دست ندهیم!؛ آشنایی با مهارت مؤثر مدیریت زمان (قسمت دوم)
در قسمت دوم آشنایی با مهارت مدیریت زمان، با اصول تفویض مسئولیت، اولویت‌بندی کارها، قانون پیتزای جلسات و تاثیر هدررفت زمان در محیط کار آشنا شوید.
۴. تفویض مسئولیت‌ها
«نه» گفتن را بیاموزید.
همه کارها را به‌تنهایی انجام ندهید؛ افراد دیگری نیز وجود دارند. نباید وقتی که می‌دانید کاری را نمی‌توانید انجام دهید، آن را قبول کنید. وظایف و مسئولیت‌ها باید مطابق با علاقه و تخصص افراد تعیین شوند تا بتوانند آن‌ها را در مهلت‌های مقرر به سرانجام برسانند.
در صورتی که ضرب‌الاجلی را برای افراد مشخص می‌کنید، به‌خاطر داشته باشید کسانی که دانش و تخصص لازم را ندارند، ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.
۵. اولویت‌بندی کارها
برای مدیریت زمان، وظایف خود را با توجه به اهمیت و ضرورت آن‌ها اولویت‌بندی کنید. تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید. مشخص کنید چه کارهایی را باید طی یک روز انجام دهید و چه کارهایی را می‌توانید طی یک ماه یا حتی بیشتر به تعویق بیندازید.
۶. صرف زمان مناسب برای فعالیت درست
عادت به «انجام کار درست در زمان مناسب» را در خود تقویت کنید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام می‌شوند، کاربرد چندانی ندارند. یک روز کامل خود را صرف کاری نکنید که می‌تواند طی یک یا چند ساعت انجام شود؛ همچنین برای تماس‌های شخصی یا بررسی به‌روزرسانی‌ها در شبکه‌های اجتماعی، مدت‌زمان جداگانه‌ای در نظر بگیرید.
روزانه چقدر زمان هدر می‌دهیم؟
همه ما شاید بارها این جمله را شنیده باشیم که «وقت طلاست!» اما زمانی که پای آمار و ارقام به میان می‌آید، وضع فرق می‌کند. اعداد همیشه توجه ما را بیشتر به خود جلب کرده و اهمیت یک موضوع را بیش‌ازپیش نمایان می‌سازند. به همین خاطر، در این مطلب قصد داریم روشی ساده برای محاسبه میزان وقت و هزینه ازدست‌رفته در طول یک روزِ کاری را بررسی کنیم.
در طول روز عوامل مختلفی می‌توانند نظم ذهنی ما را بر هم بزنند و حواس‌مان را پرت کنند. اگر میزان حواس‌پرتی خود را به‌طور میانگین تخمین بزنیم و در عدد ۲۵ ضرب کنیم، شاید خیلی ساده بتوانیم میزان وقت و هزینه ازدست‌رفته را حساب کنیم.
طبق تحقیقات «گلوریا مارک» (Gloria Mark) در دانشگاه کالیفرنیا، معمولاً به‌طور میانگین به ازای هر وقفه، بین ۲۳ تا ۲۵ دقیقه (به‌طور دقیق ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه) طول می‌کشد تا ذهن برای بازگشت به شرایط عادی کار آماده شود. بسیاری از مطالعات دیگر نیز این نتایج را تأیید کرده‌اند.
نکته:
مدیریت جلسات / مدیریت زمان
یک قانون جالب وجود دارد که می‌گوید:
تعداد افراد یک جلسه را آن‌قدر محدود نگه دارید که اگر دو عدد پیتزا خریدید، به همه برسد! در واقع، هدف این است که بحث‌ها متمرکز بمانند و نفرات تصمیم‌گیرنده فرصت صحبت بیشتری پیدا کنند.
جالب است بدانید اولین بار «جف بزوس»، زمانی که آمازون یک استارتاپ بود، از این قانون استفاده کرد. او از این سبک جلسه برای کوچک نگه داشتن تیم‌ها استفاده می‌کرد تا فضا را غیررسمی، پویا و خلاق نگه دارد.
همچنین «ریچارد هکمن»، محقق هاروارد، در این باره تحقیقاتی انجام داده و معتقد است جلسات مؤثر با ۴ تا ۶ نفر برگزار می‌شوند و تیم کاری نباید بیشتر از ۱۰ عضو داشته باشد؛ چرا که هرچقدر تعداد اعضا بیشتر شود، مشکلات ارتباطی به صورت تصاعدی افزایش می‌یابد و تمرکز از کار به سمت ارتباطات منحرف می‌شود.
همراه باشید
لطفاً به اشتراک بگذارید
