فرصت مطالعه و یادگیری را از دست ندهیم؛ آشنایی با مهارت درون‌سازمانی (قسمت چهارم)
چگونه ارتباط مؤثرتری در محیط کار داشته باشیم؟ در قسمت چهارم آشنایی با مهارت‌های درون‌سازمانی، با ۵ تکنیک کلیدی برای بهبود تعاملات کاری و مدیریت زمان آشنا شوید.
۱. زمان مناسب انتظار را تمرین کنید
منظور از زمان انتظار، فرصتی است که به شخص مقابل می‌دهید تا به پرسش شما پاسخ دهد. اگر ایده‌ای مطرح کرده‌اید، اطلاعاتی در اختیار همکارتان گذاشته‌اید یا درخواستی از او دارید، به‌اندازه کافی به او زمان بدهید تا بازخورد خود را ارائه دهد. این کار به همکارتان اجازه می‌دهد آنچه را شنیده است پردازش کند.
با اختصاص زمان مناسب برای دریافت بازخورد یا پاسخ، به همکارانتان نشان می‌دهید که به افکارشان احترام می‌گذارید. زمان انتظار مناسب به روابط بهتر، درک عمیق‌ترِ بازخوردها یا دستورالعمل‌ها منجر می‌شود و از همه مهم‌تر، به فرد فرصت می‌دهد پیش از پاسخ‌گویی فکر کند؛ امری که به رشد مکالمه و شکل‌گیری تعاملی مشارکتی می‌انجامد.
۲. دسترسی‌های خود را شفاف کنید
اگر به صورت حضوری کار می‌کنید، بسیار مهم است که مدیران و همکارانتان شما را در دسترس ببینند. زمان‌هایی را که حضور دارید و می‌توانید تعامل کنید، به‌طور کاملاً شفاف مشخص کرده و آن بازه‌های زمانی را صرفاً به همکارانتان اختصاص دهید. اگر دورکار هستید، حتماً مشخص کنید که از چه پلتفرمی برای ارتباط استفاده می‌کنید؛ زیرا با این کار به همکارانتان اعلام می‌کنید که ترجیح شما برای ارتباط چیست و افراد در چه زمان‌هایی و از چه طریقی می‌توانند به شما دسترسی پیدا کنند.
۳. از زیاده‌گویی بپرهیزید
هر سازمان و شرکتی اهدافی مشخص برای دستیابی دارد؛ بنابراین زمان یکی از مهم‌ترین منابع آن به‌شمار می‌رود. رعایت اختصار و پرهیز از زیاده‌گویی، به شما در حفظ این سرمایه و همچنین برقراری ارتباطی مؤثر کمک زیادی می‌کند. اگر نیاز است پیام یا ایده‌ای را به مدیر یا همکار خود منتقل کنید، از داستان‌گویی بی‌مورد و حکایات شخصی بپرهیزید.
در درجه اول، روی اطلاعاتی تمرکز کنید که قصد انتقالشان را دارید. البته گفتنی است این تکنیک همیشه پاسخگو نیست؛ زیرا ممکن است همکار شما به اطلاعات تکمیلی نیاز داشته باشد؛ بنابراین، روش درست را بر اساس نیاز مخاطب خود انتخاب کنید.
۴. در رفتار خود ثبات داشته باشید
این تکنیک به‌ویژه در کارهای تیمی اهمیت بالایی دارد؛ زیرا مسئولیت‌های هر یک از اعضای تیم بر عملکرد دیگران تأثیر می‌گذارد. گذشته از این، ثبات در رفتار نشان‌دهنده مشارکت‌پذیری، داشتن روحیه یادگیری، اهمیت قائل شدن برای ارتباطات و تلاش برای حفظ روابط است. بی‌شک، افراد خواهان روابطی دوستانه و قابل پیش‌بینی در محیط کار خود هستند.
۵. عوامل حواس‌پرتی را مدیریت کنید
عوامل حواس‌پرتی از مهم‌ترین موانع ارتباط مؤثرند. زمانی که در حال تعامل با همکارانتان هستید، حضوری کامل داشته باشید. قطعاً هیچ‌کس از گفتگو با کسی که هنگام مکالمه مشغول بازی با گوشی یا بررسی پیام‌هایش است، لذت نمی‌برد. این مسئله به‌ویژه در محیط کار می‌تواند روی عملکرد و نحوه اجرای وظایف تأثیرگذار باشد. اگر در زمان انتقال اطلاعات مهم و ایده‌ها، عوامل حواس‌پرتی را محدود کنید، در زمان نیز صرفه‌جویی خواهد شد؛ چرا که نیازی به توضیح اضافه و مجدد نخواهد بود.
نکته:
خارپشتی از ماری تقاضا کرد که بگذار در لانه‌ام مأوا گزینم و همخانه‌ات شوم. مار تقاضای خارپشت را پذیرفت و او را به لانه تنگ و کوچک خویش راه داد. از آنجا که لانه مار تنگ بود، خارهای تیز خارپشت دم‌به‌دم به بدن نرم مار فرو می‌رفت و او را مجروح می‌ساخت، اما مار از سر نجابت دم برنمی‌آورد.
سرانجام مار گفت: «نگاه کن ببین چگونه مجروح و خونین شده‌ام. می‌توانی لانه‌ام را ترک کنی؟»
خارپشت پاسخ داد: «من مشکلی ندارم؛ اگر تو ناراحتی، می‌توانی لانه دیگری برای خود بیابی!»
نتیجه‌گیری راهبردی:
عادت‌ها ابتدا به شکل مهمان وارد می‌شوند، اما دیری نمی‌گذرد که خود را صاحب‌خانه می‌کنند و کنترل ما را به دست می‌گیرند.
مراقب خارپشت عادت‌های منفی در زندگی‌تان باشید.
همراه باشید
لطفاً به اشتراک بگذارید
نویسنده: حسن گودرزی سروش
کارشناس مهندسی صنایع و بهداشت حرفه‌ای
تلفن: ۰۹۱۸۸۱۲۷۷۶۹
