مستند سازی در روابط عمومی

اخبار سبز کشاورزی : تعریف مستندسازی در روابط عمومی عبارت از:

فراهم شدن مجموعه اطلاعات دسته‌بندی شده است که در هر فضای واقعی و مجازی که در قالب فایل‌های چند رسانه‌ای اعم از مکتوب، تصویر، طرح، نمودار، فیلم و… درخصوص کارنامه عملکرد یک سازمان یا واحد روابط عمومی تهیه و تدوین گردد.

بر اساس این مجموعه مجلد در دو فضای متنی و دیجیتالی جدایی از جنبه آرشیوی ماندگار کردن نتایج اقدامات صورت گرفته و مبنای بسیاری از برنامه‌ریزی‌ها و پژوهش‌ها می‌توان در سازمان و روابط عمومی‌ها واقع شود و ماندگاری هر فعالیتی در گرو ثبت و مستندسازی آن است.

دو بخش مهم در مستند سازی روابط عمومی عبارتند از:

1-تولید مستندات با بهره گیری از ابزارهای نوشتاری سمعی و بصری.

2- تهیه اطلاعات دقیق از اثر تولید شده.

مزایا مستندسازی

مزایا مستندسازی شامل موارد زیر می شود:

نگهداری سابقه، حفظ منابع اطلاعات، جلوگیری از پراکندگی، مشخص نبودن نیازهای آماری و اطلاعاتی، مستندسازی مشکلات موجود، ثبت تاریخی، فراهم شدن زمینه ثبت، فراهم شدن زمینه بروز رویدادهای گذشته، الگوبرداری از بهترین تجربیات.

چرا مستندسازی می‌کنیم؟

• برای ارزیابی عملکرد سازمان حتی هدف.

• سنجش و ارزش‌گذاری فعالیت‌های انجام شده.

• نقاط قوت و نقاط ضعف در همه حوزه‌ها شناسایی می‌شود.

پایه اصلی یک نظرسنجی علمی اطلاعات درست است. مستندسازی اطلاعات را در روابط عمومی اصل اساسی است با تهیه اسناد و اطلاعات و نگهداری مطلوب اسناد که فرایندی بسیار پر هزینه است آماده سازی اسناد و مدارک، تصمیم‌گیری اطلاع رسانی، مسئله گشایی برای دسترسی سریع به اطلاعات، تکمیل، پردازش، روز آمد شدن مستمر اسناد و مدارک و محتوای آنها از مراحل مهم مستندسازی در روابط عمومی است.

روابط عمومی‌ها باید مخزن جامع و اصلی سازمان باشند تا بتوانند خدمات اطلاعات مطلوب به مخاطبان درون سازمان و برون ارائه نمایند. طراحی، تولید، نگهداری، بازیابی و روزآمد سازی اسناد و مدارک حاوی اطلاعات گوناگون سازمان یک ضرورت جدی و پایه‌ای است.

مهم‌ترین مفاهیم مستندسازی

داده‌ها، پایگاه‌های اطلاعاتی، پایگاه داده‌ها، اطلاعات اشاعه اطلاعات، ذخیره اطلاعات، بازیابی اطلاعات، سند و مدرک مستندسازی، مدرک شناسی، دکومانتاسیون، متن، ابرمتن، ابررسانه و آرشیوهای بایگانی/فیلم بالاترین اثرگذاری را در مستندسازی دارد.

اهمیت مستندسازی

• گنجینه ارزشمند که بر اساس آن در مقاطع زمانی مختلف و به اتکا به این مستندات ارزیابی درست و مستندی از برنامه عملکرد و اقدامات سازمان روابط عمومی را به عمل می آورد و با سند و مدرک اعلام داشته که یک سازمان و روابط عمومی در مقاطع زمانی خاص در چه سیری و با چه کمیت و کیفیتی حرکت کرده است.

مراحل مستند سازی شامل 1- فرآیند شناسی، گردآوری، طبقه‌بندی، ارزش گذاری، پالایش فهرست نویسی، در دسترس قرار دادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل عکس و مکاتبات و فایل‌های کامپیوتری و… می‌باشد که دارای ارزش تاریخی هم است.

• معرفی همیشگی برای حضور عملکرد سازمان و روابط عمومی در انواع جشنواره‌ها و رقابت‌های مختلف علمی و اجرایی.

• مستندسازی در روابط عمومی به ما می‌گوید که از کجا شروع کرده‌ایم و چه مسیری را طی کرده و هم اکنون در کجا ایستاده‌ایم.

• مستندسازی در فضای مجازی ضرورتی انکارناپذیر و فرصتی ارزشمند است.

• مستندسازی بیانگر تهیه اسناد و مدارک است.

• نگهداری و به روز رسانی آرشیوهای سازمان در سایت‌های رسمی سازمان برای بهره برداری همگانی و دسترس اطلاعات آن.

قربانعلی تنگ شیر _ مدرس دانشگاه